Digitales Firmenmanagement – Verwaltung leicht gemacht

Software — Von Peter in 8. Dezember 2012 14:46

Schon seit Jahrzehnten wird das papierlose Büro propagiert, doch in vielen Unternehmen sieht der Alltag noch immer anders aus. So werden Dokumente, Verträge und Akten wie seit ehedem in Papierform abgeheftet und in zum Teil riesigen Archiven gelagert. Dabei könnten Firmen enorme Kosten sparen, würden Sie die Vorteile des digitalen Firmenmanagements nutzen. Denn längst ist die Technik auf einem Stand, die den Einsatz in allen Firmen problemlos ermöglicht. Wie auch Sie vom digitalen Firmenmanagement profitieren können, erklärt Ihnen folgender Text.

Das muss das digitale Firmenmanagement leisten

Digitales Firmenmanagement stellt alle Dokumente für die üblichen Betriebsprozesse eines Unternehmens in digitaler Form zur Verfügung. Unter anderem ist die Vertragsverwaltung, das Vertragsmanagement und die Dokumentenverwaltung Bestandteil einer solchen Lösung. Auch die Archivierung von Dokumenten, sei es aus finanztechnischen, vertraglichen oder sonstigen Gründen, wird vom System übernommen. Dabei werden die Dokumente digital auf Servern gespeichert und entsprechende Sicherheitskopien automatisch auf anderen Servern oder in der Cloud gesichert. Ein Datenverlust ist so ausgeschlossen.
Wichtig ist, dass allen Mitarbeitern, die mit den Dokumenten zu tun haben, der Zugriff möglich ist und Tools zur Verfügung stehen, um schnell eine Übersicht zu bekommen.
Zum Digitalisieren von Papierdokumenten müssen entsprechende Scanner und Programme ebenfalls in der Lösung integriert sein. Bei der Implementierung und der Inbetriebnahme des Systems kommt dieser Funktion eine besonders wichtige Rolle zu, da zunächst eine ganze Reihe alter Dokumente digitalisiert werden muss.

Die Vorteile des digitalen Firmenmanagements

Durch die digitale Speicherung der Dokumente spart das Unternehmen jede Menge Platz und Räumlichkeiten, da lediglich der Raum für die Server zur Verfügung stehen muss. Sind die Backupkonzepte richtig implementiert, kann ein Verlust selbst durch einen Brand oder sonstige Katastrophen gänzlich ausgeschlossen werden. Dadurch, dass Mitarbeiter direkt vom PC aus auf alle Dokumente zugreifen können, wird Arbeitszeit eingespart und betriebliche Prozesse werden effektiver.
Durch komfortable Suchfunktionen sind Dokumente zudem in Sekunden aufzufinden und das langwierige Durchstöbern von Archiven entfällt.

Die Vorzüge der digitalen Technik nutzen

Digitales Firmenmanagement sorgt für enorme Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen in Unternehmen. Das papierlose Büro kann damit zur Wirklichkeit werden und den beruflichen massiv Alltag erleichtern. Moderne Lösungen sind sehr leistungsfähig und schnell im Unternehmen implementiert. Ist das Knowhow in der Firma nicht vorhanden, kann ein externes Systemhaus weiterhelfen.

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